Barrierefreie PDF aus Microsoft Word erzeugen

Der Dokumententitel lässt sich einfach über das Menü unter "Datei" und dann "Informationen" eingeben. Hier gibt es das Eingabefeld "Titel". Der Titel muss aussagekräftig den Inhalt des kompletten Word-Dokumentes wiedergeben und sollte nicht zu lang sein.

Das Hinzufügen von Alternativtexten zu Bildern ist in MS Word über die rechte Maustaste "Alternativtext bearbeiten..." schnell möglich. Es erscheint rechts ein Fenster mit einem Eingabefeld für den Alternativtext. Dort kann man auch rein dekorative Bilder "Als dekorativ markieren". Durch die Funktion "Beschreibung für mich erzeugen" versucht MS Word selbst einen Text zu erstellen. Hier sind die Ergebnisse oft leider nicht sehr passend.

In MS Word kann man Links auf einem markierten Textbereich einfach über einen Klick mit der rechten Maustaste und "Link" setzen. Es öffnet sich ein Fenster, wo man ganz unten im Feld "Adresse" den Link eingeben bzw. einfügen kann. Oben bleibt bei "Anzuzeigender Text" der markierte Text stehen. Dies sollte in Fließtexten nicht nochmals die Linkadresse sein. Aus dem Text sollte der Zweck und Ziel des Links erkennbar sein, damit Screenreadernutzer direkt wissen, was bei einem Klick auf den Link passiert. Bei Downloads ist hier eine Angabe des Formates (z. B. PDF) sinnvoll.

Es gibt weiterhin oben rechts ein Feld "Quickinfo". Die Eingabe dort dient später bei der Erstellung einer PDF-Datei als Alternativtext für den Link, welcher ein Merkmal eines barrierefreien PDF-Dokumentes nach PDF/UA-Standard ist. Somit sollte dort eine Beschreibung des Links hinein. Hier kann ebenfalls wieder der bereits im Text markierte und verlinkte Inhalt eingefügt werden. Bei Downloads idealerweise wieder mit Formatangabe.

Bestehende Verlinkungen in Texten kann man im MS Word einfach mit der rechten Maustaste und den Klick auf "Hyperlink bearbeiten" nachträglich editieren.

Im MS Word gibt es eine integrierte Barrierefreiheitsprüfung, welche nach der Aktivierung dauerhaft das Dokument auf digitale Barrierefreiheit überprüft. Man kann diese über den Menüpunkt "Überprüfen" im Reiter "Barrierefreiheit überprüfen" finden.

Es öffnet sich rechts ein kleines Fenster, welches einige Fehler anzeigt. Hier kann man auch Beschreibungen und Lösungsvorschläge zu den einzelnen Fehlern findet bzw. Fehler wie fehlende Alternativtexte direkt korrigieren. Leider werden hier nur wenig Elemente kontrolliert und als Fehler angezeigt. Wenn keine Fehler mehr angezeigt werden, heißt dies noch lang nicht, dass das Dokument wirklich barrierefrei ist. Die Prüfung stellt also nur einen ersten Schritt dar und hilft nur einzelne technische Barrieren zu entfernen.

Tipp: Man kann sich die Barrierefreiheitsprüfung auch direkt ganz üben im Kopf als Schnellzugriffsicon legen. Dann kann die Prüfung direkt beim Öffnen des Dokumentes mit gestartet werden.

Barrierefreie Listen lassen sich ganz einfach über die Icons "Aufzählungszeichen" und "Nummerierung" im Menü "Start" erstellen. Im Dokument kann man den ersten Absatz (oder direkt mehrere) der Liste einfach markieren und dann das gewünschte Icon klicken. Jetzt wird die Formatvorlage zur Liste benutzt und es handelt sich ab jetzt um eine saubere Liste.

Wenn man eine Liste in einer Liste benutzen möchte, dann ist dies auch möglich. Dazu einfach das Icon "Einzug vergrößern" im Menü "Start" benutzen. Sie können am Anfang des Listenelementes auch einfach die Tab-Taste drücken. Dadurch rutscht die Liste eine Ebene weiter und generiert somit eine Liste in der Liste.

Word erkennt, wenn man einen Satz mit einem Minus beginnt und ändert automatisch den Satz (Absatz) in eine Liste. Diesen Automatismus erkennen Sie, wenn die Liste hier automatisch eingerückt wird und das entsprechende Icon oben im Menü "Start" markiert ist. Diese automatische Erkennung führt dazu, dass es immer weniger Listen gibt, welche eigentlich nur Absätze mit einem Minus sind.

Die in Word integrierte Barrierefreiheitsprüfung prüft bei neueren Versionen (ab 2019) das Kontrastverhältnis innerhalb des Dokumentes und zeigt dies dann als Fehler an. Korrigieren können Sie diese Fehler einfach, indem Sie das betroffene Element auswählen und eine der Farben (Schriftfarbe und Hintergrund) ändern. Sobald ein ausreichendes Kontrastverhältnis erreicht ist, verschwindet der Fehler aus der Prüfung.

Die Prüfung findet man über den Menüpunkt "Überprüfen" im Reiter "Barrierefreiheit überprüfen".