Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente

PDF-Dokumente sind stark verbreitet und werden häufig eingesetzt. Auch diese Dokumente müssen von allen öffentlichen Einrichtungen und nach Barrierefreiheitstärkungsgesetz (BFSG) ab 28.06.2025 auch von privaten Firmen barrierefrei umsetzt werden. Dafür gibt es seit 2012 neben den Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) den ISO-Standard 14289. Es handelt sich hierbei um den Standard PDF/UA. Hierbei steht das UA für Universal Accessibility. Darin sind jede Menge technische Merkmale definiert, welche Sie bei Ihren Dokumenten umsetzen müssen. Im Normalfall werden PDF-Dateien über unterschiedliche Programme erzeugt und dann als PDF exportiert. Ein Beispiel hierbei wäre Microsoft Word ein verbreitetes Programm, welche dafür benutzt wird.

Der Aufwand der Umsetzung einer PDF/UA konformen PDF-Datei ist enorm und benötigt ein Programm zum Bearbeiten von PDF z. B. Adobe Acrobat Pro, Kofax Power PDF, FoxitPDF Editor. Zu diesem Programm ist das Wissen über die Erstellung barrierefreier PDF und über die Bedienung der Programme notwendig. Wir planen hier Anleitungen dazu zu veröffentlichen.

Damit die Nachbereitung an einer PDF nicht zu groß ist, muss man im Ursprungsprogramm bereits barrierefrei arbeiten und daraus das PDF exportieren. Hierbei wird mit den meisten Programmen ein PDF erzeugt, welches barrierearm ist. Das PDF-Dokument muss nur noch an einigen Stellen nacharbeitet werden. Am Markt existieren bereits zusätzliche Plugins für z. B. MS Word, mit denen man aus einem barrierefreien Dokument direkt ein PDF/UA konformes PDF-Dokument erstellen kann. Wir stellen solche Tools ebenfalls mit vor und erklären kurz die Bedienung.  

Zum technischen Prüfen von PDF-Dokumenten gibt es das Programm "PDF Accessibility Checker (PAC)". Es überprüft das Dokument auf die Umsetzung des PDF/UA Standards und das Einhalten der WCAG. Nicht immer sind die angezeigten Fehler hier eindeutig zu verstehen. Wir haben für die Fehler kurze Anleitungen zum Entfernen veröffentlicht.