Anleitung zur Erstellung barrierefreier PDF-Dateien

Wie wir bereits beschrieben haben, ist der Aufwand der Umsetzung einer PDF/UA konformen PDF-Datei enorm. Es wird ein Programm zum Bearbeiten von PDF z. B. Adobe Acrobat Pro, Kofax Power PDF, FoxitPDF Editor benötigt. Bei diesen Programmen ist das Wissen über die Erstellung barrierefreier PDF und die Bedienung der Programme selbst notwendig.

Die folgende Liste zeigt eine Reihenfolge von Schritten, welche man durchführen sollte, um technische Barrieren direkt in der PDF-Datei zu entfernen. Die Punkte werden mit kleinen Anleitungen direkt verlinkt, welche weiter unten auf der Seite zu finden sind. Hierbei wird zunächst mit dem Programm Adobe Acrobat Pro gearbeitet. Der größte Aufwand liegt hier in der Strukturierung des Dokuments mit Tags, welche die Grundlagen für die Verwendung von Screenreadern bilden. Neben der meist unbekannten Steuerung beim Tagging-Prozess ist auch das Wissen der existierenden Tags notwendig. Die Reihenfolge der Tags bildet auch die Lesereihenfolge für Screenreadernutzer.

Wichtig ist, dass man im Ursprungsprogramm möglichst alle technischen Barrieren beseitigt bzw. vermeidet, dann wird die daraus resultierende PDF-Datei spürbar besser und wir haben weniger Aufwand beim Durchlaufen der folgenden Punkte. Sollte einzelne Merkmale (z. B. Dokumententitel, Sprache usw.) bereits korrekt gesetzt sind, dann muss diese natürlich nicht mehr abändern. Weiterhin muss erwähnt werden, dann die Geschwindigkeit der Umsetzung mit steigender Anzahl an Dokumenten stark steigt.

  1. Erstelle einen Dokumententitel
  2. Setze die Dokumentensprache
  3. Setze die Dokumenteneigenschaften der PDF-Datei
  4. Strukturiere das komplette Dokument mit Tags
  5. Stelle Alternativtexte für die verwendeten Bilder zur Verfügung
  6. Achte auf die benutzen Farbkontraste.
  7. Überprüfe die Lesereihenfolge
  8. Bette alle eingesetzten Schriftarten mit in das Dokument ein
  9. Setze die Kennzeichnung PDF/UA für dein Dokument
  10. Überprüfe dein PDF mit der Prüfung zur Barrierefreiheit von Adobe Acrobat
  11. Entferne alle gemeldeten Fehler
  12. Überprüfe dein PDF mit dem Tool PDF Accessibility Checker (PAC)
  13. Entferne alle von PAC gemeldeten Fehler

Erstellung barrierefreier PDF mit Adobe Acrobat Pro

Wie gebe ich dem PDF-Dokument einen Dokumententitel?

Der Dokumententitel kann mit dem Programm Adobe Acrobat Pro ganz schnell über den Menüpunkt "Datei" über den Punkt "Eigenschaften" angegeben werden. Hier öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern. Im ersten Reiter "Beschreibung"  ganz links findet man das Eingabefeld "Titel". Hier muss ein kurzer und aussagekräftiger Dokumententitel eingetragen werden.

Mit der Eingabe eines Dokumententitels löst man ohne großen Aufwand schnell eine technische Barriere. Bitte denken Sie bereits beim Ursprungsprogramm bereits an den Dokumententitel. Dieser wird von den meisten Programmen bereits sauber mit in das erzeugte PDF übernommen.

In unserer Anleitung "PDF Dokumententitel erstellen" mit Bildern gibt es mehr Informationen.

Zuletzt aktualisiert am 07.09.2025 von Uwe Dombeck.

Wie setze ich die Dokumentensprache ich einem PDF-Dokument?

Die Dokumentensprache kann mit dem Programm Adobe Acrobat Pro ganz schnell über den Menüpunkt "Datei" über den Punkt "Eigenschaften" gesetzt werden.

Hier öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern. Im Reiter "Erweitert" ganz rechts findet man ganz unten das Eingabefeld "Sprache". Hier muss die Dokumentensprache gewählt werden.

Mit dem Setzen der Dokumentensprache löst man ohne großen Aufwand schnell eine technische Barriere. Bitte denken Sie bereits beim Ursprungsprogramm bereits an die Dokumentensprache. Dieser wird von den meisten Programmen bereits sauber mit in das erzeugte PDF übernommen. Microsoft Word erkennt im Normalfall die Dokumentensprache automatisch.

In unserer Anleitung "PDF Dokumentensprache setzen" mit Bildern gibt es mehr Informationen.

Zuletzt aktualisiert am 08.09.2025 von Uwe Dombeck.

Wie setze ich die Dokumenteneigenschaften ich einem PDF-Dokument?

Die korrekten PDF-Dokumenteneigenschaften für ein barrierefreies PDF-Dokument kann mit dem Programm Adobe Acrobat Pro ganz schnell über den Menüpunkt "Datei" über den Punkt "Eigenschaften" gesetzt werden.

Hier öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern. Im Reiter "Ansicht beim Öffnen" findet man zwei wichtige Einstellungen.

  1. Navigationsregisterkarte: Hier sollte "Lesezeichen-Fenster und Seite" gewählt werden. Dadurch wird das PDF bei jedem Nutzer direkt mit angezeigten Lesenzeichen geöffnet. Somit wird eine direkte Navigation schnell ermöglicht. Ein Lesezeichen sollte bei PDF-Dokumenten vorhanden sein. Dies ist ein Qualitätsmerkmal eines barrierefreien PDF-Dokumentes.
  2. Einblenden: Hier muss "Dokumententitel" ausgewählt werden. Dadurch wird im PDF-Fenster der Dokumententitel ganz oben eingeblendet. Dieser wird z. B. von Screenreadern vorgelesen und jeder kann direkt erkennen, um welches Dokument es sich handelt. Voraussetzung ist hier natürlich, dass es einen passenden Dokumententitel gibt. In unserer Anleitung PDF-Dokumententitel erstellen ist der Ablauf einfach erklärt.

Mit dem Setzen der PDF-Dokumenteneigenschaften löst man ohne großen Aufwand schnell eine technische Barriere. Leider werden diese Eigenschaften nur von wenigen Programmen bei der Erstellung von PDF-Dokumenten gesetzt.

Im PAC-Prüfbericht wird der Fehler bei "Einblenden" als Fehler "DisplayDocTitle-Eintrag ist nicht gesetzt" angezeigt.

In unserer Anleitung "Anleitung PDF-Dokumenteneigenschaften setzen" mit Bildern gibt es mehr Informationen.

Zuletzt aktualisiert am 13.09.2025 von Uwe Dombeck.

Wie bette ich die Schriften mit in das PDF-Dokument ein?

Die benutzten Schriften können über das Tool "Preflight" mit da PDF-Dokument eingebettet werden. Preflight findet man im Werkzeug "PDF-Standard". Dieses wiederum findet man über "Anzeige", dann "Tools" und hier "PDF-Standards". Wenn man hier auf "öffnen" klickt, öffnet sich ein Fenster und man kann "Preflight" finden und öffnen. Zusätzlich kann man das Werkzeug "PDF-Standards" auch dauerhaft in seine Werkzeugleiste setzen, indem man in der Werkzeugliste "Mehr Tools" auswählt und dann das Werkzeug "PDF Standards" findet und "hinzufügen" wählt.

Das Preflight Tool sieht zunächst wirklich etwas überladen aus. Über folgende Schritte findet ihr schnell zum Einbetten der Schriften:

  1. Preflight im Werkzeug "PDF-Standards" öffnen
  2. Den kleinen Schraubenschlüssel in der Mitte klicken
  3. Rechts im Suchfeld "Schriften einbetten" eingeben
  4. "Schriften einbetten (auch für nicht sichtbaren Text)" markieren
  5. Unten rechts "korrigieren" klicken.
  6. Dokument speichern.

Mit dem Einbetten der Schriften in das PDF-Dokument sorgt man dafür, dass das Dokument bei allen Nutzern genau gleich aussieht und es zu keinem Fehler wegen fehlender Schriftarten gibt. Natürlich wird die Dateigröße der Datei größer.

In unserer "Anleitung Schriften in PDF einbetten" mit Bildern gibt es mehr Informationen.

Zuletzt aktualisiert am 14.09.2025 von Uwe Dombeck.

Wie setze ich die UA-Kennzeichnung ich einem PDF-Dokument?

Die PDF-UA-Kennzeichnung kann mit dem Programm Adobe Acrobat Pro ganz schnell über den Menüpunkt "Datei" über den Punkt "Eigenschaften" gesetzt werden.

Hier öffnet sich ein Fenster mit mehreren Reitern. Im Reiter "Erweitert" bei Barrierefreiheit findet man das Eingabefeld "Konformität mit PDF/UA". Hier muss PDF/UA gewählt werden.

Bei älteren Versionen von Adobe Acrobat Pro muss man dies noch über das Tool "Preflight" umsetzen. Dieses wiederum finden man im Werkzeug "PDF-Standard". Die Werkzeuge können rechts im Fenster unter dem Punkt "Mehr Tools" hinzufügen bzw. öffnen. Wenn man das Tool "Preflight" gefunden und geöffnet hat, öffnet sich ein sehr verwirrendes Fenster. Hier kann nach dem Klick auf das kleine Schraubschlüsselsymbol oben in der Mitte im Suchfeld nach "PDF/UA" suchen. Als Suchergebnis wird "PDF/UA Kennzeichnung setzen" angezeigt. Dies muss man auswählen und unten auf "Korrigieren" klicken.

Mit dem Setzen der PDF-UA Kennzeichnung löst man ohne großen Aufwand schnell eine technische Barriere. Leider wird diese Kennzeichnung nur von wenigen Programmen bei der Erstellung von PDF-Dokumenten gesetzt.

In unserer Anleitung "PDF-UA-Kennzeichnung setzen" mit Bildern gibt es mehr Informationen.

Zuletzt aktualisiert am 08.09.2025 von Uwe Dombeck.

Bei Start dieser Seite stehen hier nur wenige Anleitungen. Wir werden diese immer weiter ergänzen. Wenn Sie gerade ein Problem lösen wollen, welches hier noch nicht steht, dann schreiben Sie uns bitte über unser Kontaktformular an und wir werden Ihnen das Entfernen des Problems erklären. Dabei können wir die Anleitung auch direkt hier mit aufnehmen.